Sposoby komunikowania się z czytelnikami w bibliotekach akademickich.

Biblioteka jest to instytucja powołana do gromadzenia, opracowywania, przechowywania i udostępniania materiałów bibliotecznych.

Organizatorem biblioteki akademickiej jest szkoła wyższa lub inna instytucja naukowa. Jej działania opierają się na wspomaganiu realizacji celów dydaktycznych uczelni poprzez kształcenie umiejętności pracy z tekstem naukowym oraz przekazywanie treści wyznaczonych przez program studiów.

Według ustawy o bibliotekach, biblioteki akademickie jako biblioteki naukowe „służą potrzebom nauki i kształceniu, zapewniając dostęp do materiałów bibliotecznych i zasobów informacyjnych niezbędnych do prowadzenia prac naukowo-badawczych oraz zawierających wyniki badań naukowych”.

Współczesna biblioteka nie może być postrzegana wyłącznie jako pośrednik udostępniania informacji. Szczególnie w bibliotece naukowej wobec coraz bardziej skomplikowanych problemów wyszukiwawczych zgłaszanych przez czytelników, staje się ona również autorem udzielanych odpowiedzi. Autorstwo to wynika z ogromnych, stale rosnących ilości informacji.

Maria Anna Jankowska w swojej publikacji napisała „Chaos informacyjny zwiększył wymagania użytkowników w zakresie znajomości różnorodnych źródeł i formatów informacji naukowej. Zwiększył także odpowiedzialność bibliotek akademickich za efektywne kształcenie użytkowników w zakresie obsługi i wykorzystywania nowych technologii informacyjno-komunikacyjnych”.

Zatem podstawowym zadaniem biblioteki akademickiej jest wspieranie środowiska naukowego, co przejawia się w takim zarządzaniu zbiorami i przestrzenią biblioteczną, by skutecznie wspomagać procesy dydaktyczne i naukowe każdej uczelni. Zadanie to może być realizowane jedynie przy sprawnie funkcjonującym systemie komunikacji we wszystkich obszarach działalności biblioteki.

Biblioteka, a w szczególności biblioteka akademicka, aby sprawnie działać musi mieć wysoko wykwalifikowaną kadrę bibliotekarzy, specjalistów w swojej dziedzinie.

Dziś od pracowników bibliotek wymagana jest nie tylko dobra znajomość języków obcych, obsługi komputera, wszechstronna wiedza albo dobre rozeznanie w jednej dziedzinie (bibliotekarze dziedzinowi), ale też mile widziane są umiejętności menedżerskie.

Wiąże się to z tworzeniem stanowisk, gdzie osoby o nowych kwalifikacjach i specjalistycznych umiejętnościach czy predyspozycjach osobowościowych mogły je w pełni wykorzystać. Pracownicy bibliotek to już nie tylko specjaliści od gromadzenia, opracowywania czy udostępniania zbiorów, to specjaliści od tworzenia, przetwarzania i udostępniania informacji wirtualnej. Dzięki tym umiejętnościom bibliotekarze mogą i muszą zmieniać własny wizerunek w oczach społeczeństwa.

Komputeryzacja bibliotek, a zaraz potem Internet wymusiły na bibliotekach zmianę organizacji pracy. Biblioteki przeszły od pasywnej do aktywnej roli w procesach informacyjnych, edukacyjnych i komunikacyjnych.

Polskie biblioteki akademickie otworzyły nowy rozdział w historii swego rozwoju począwszy od lat 90. ubiegłego stulecia. W efekcie przemian polityczno-gospodarczych, które nastąpiły w naszym kraju uzyskały one dostęp do nowoczesnych technologii  i większość bibliotek akademickich wytworzyła zupełnie nową jakość funkcjonowania - powstał i rozwija się model hybrydowy polskiej biblioteki akademickiej, stanowiący połączenie modelu biblioteki tradycyjnej z elementami biblioteki elektronicznej (cyfrowej).

W bibliotece hybrydowej, oprócz użytkowników rzeczywistych, obsługą zostaje objęta cała społeczność rozproszonych, wirtualnych użytkowników, zgłaszających się do niej zdalnie z globalnego środowiska sieciowego. Kontakt z tą grupą klientów odbywa się poprzez „bramę” prowadzącą do informacyjnej przestrzeni cyfrowej biblioteki, którą najczęściej stanowi witryna internetowa biblioteki.

Komunikowanie to bardzo szerokie pojęcie. Rozumiane często jako transmisja, składnik procesu społecznego, oddziaływanie, tworzenie wspólnoty, rozumienie, wymiana czy interakcja. Z komunikowaniem, niezależnie od tego jak jest rozumiane, wiąże się zawsze kierunek przekazu, zakres, intencja, skuteczność oraz perswazja. Ilustracją tych najbardziej typowych znaczeń terminu komunikowanie jest poniższy rysunek.

Komunikowanie warunkują 3 ogniwa:

• nadawca,
• odbiorca,
• kod – sposób przekazu informacji (słowo, obraz, gest).

Skuteczność komunikowania zależy od tego, kto mówi (źródło przekazu), co i jak mówi (charakter przekazu), do kogo mówi (cechy odbiorców).

Komunikowanie się, to nie tylko słowa – czyli komunikaty werbalne, to również przekaz niewerbalny, czyli mowa ciała i mimika, stanowiące ważne źródło informacyjne, z którego korzystamy. Zapewne językowy kanał komunikacji stanowi trzon porozumiewania się i zawiera nadzwyczajną ilość informacji, jednakże wypowiedziane słowa nie wyczerpują treści. Ich dopełnienie stanowi komunikacja niewerbalna, jako bogate źródło informacji o ludziach, którzy te słowa wypowiadają.

Proces komunikacji jaki powinien być  realizowany w bibliotece :

• Komunikacja personalna : Bibliotekarz – użytkownik

1. Komunikacja werbalna (mowa, prelekcje, dyskusje)
2. Komunikacja pisemna (powiadomienia, instrukcje)
3. Komunikacja wizualna (pokazy, ekspozycje)
4. Komunikacja elektroniczna

• Komunikacja wewnętrzna między pracownikami
• Komunikacja instytucjonalna:

1. Biblioteka a instytucje nadrzędne merytorycznie, finansowo
2. Biblioteka a sponsorzy
3. Biblioteka a instytucje o podobnym charakterze działania

• Komunikacja masowa

Wykwalifikowani bibliotekarze będą szukać możliwości dotarcia do użytkownika i nawiązania z nim relacji np. poprzez stosowanie  mediów.

Współczesne biblioteki powinny mieć  strony internetowe oraz aktywnie funkcjonować na portalach takich jak Facebook, YouTube, Twitter, Instagram itp.

W niektórych bibliotekach akademickich fachowcy skupiają się na tworzeniu filmików instruktażowych, pomagających w korzystaniu z usług bibliotecznych. Taką formę coraz częściej preferują użytkownicy, dlatego wzbogaca się o nią dotychczas istniejące instrukcje

i poradniki słowne.

Promocja jest jednym z narzędzi  marketingu, który w skuteczny sposób może prowadzić do stworzenia wizerunku biblioteki postrzeganej jako instytucji potrzebnej, przyjaznej, nowoczesnej, komunikatywnej.

Najważniejszym celem promocji w bibliotece jest informacja i popularyzacja biblioteki, jej zbiorów i usług wśród użytkowników i środowiska lokalnego.

Promocja w Internecie spełnia kilka istotnych funkcji:

• informuje,
• nakłania do działania,
• utrwala przekaz,
• jest narzędziem w walce z konkurencją.

Tomasz Maciejowski w swojej książce na temat narzędzi skutecznej promocji w sieci wymienia kilka cech Internetu, które wpływają na organizację działań promocyjnych.

Są to m.in.:

• globalny zasięg oddziaływania – możliwość docierania do milionów

ludzi na całym świecie 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę,

• interaktywność – łatwość wysyłania informacji i uzyskiwania szybkich nań odpowiedzi,
• multimedialna forma przekazu – tekst, grafika, animacja, dźwięk,
• możliwość tworzenia powiązań – linki,
• elastyczność – możliwość stałego modyfikowania stron internetowych,
• wzajemne przenikanie form – poczta mailowa, grupy dyskusyjne.

Zadania bibliotek akademickich w społeczeństwie wiedzy:

1. Zwiększanie dostępności do informacji i jej selekcja
2. Pośrednictwo pomiędzy treścią przekazów zgromadzonych w bibliotece, zasobach internetowych a czytelnikami
3. Tworzenie własnych baz danych, katalogów
4. Edukacja informacyjno-komunikacyjna czytelników
5. Digitalizacja zbiorów, informacja cyfrowa
6. Zapewnienie asymilacji wszystkich form komunikacji społecznej w bibliotece (biblioteki hybrydowe)
7. Kooperacja z innymi bibliotekami
8. Komunikacja marketingowa

Specjalne znamię XXI wieku stanowi świat elektroniczny, w którym przekłady cyfrowe tekstu, obrazu, dźwięku i ruchu składają się na nową, atrakcyjną jakość procesu komunikowania w społeczeństwie. Biblioteki w tym zakresie otrzymały nowe zadania rozszerzające i przeistaczające ich dotychczasowe funkcje, pomagające bibliotekarzom i użytkownikom pokonać bariery czasu i przestrzeń.

Źródła:

1. Renata Tomaszewska, Mariusz Polarczyk: Wybrane aspekty komunikacji społecznej w bibliotece akademickiej.
2. Aneta Kowalska, Urszula Matoga: Organizacja pracy bibliotek w kulturze zachodniej na przykładzie bibliotek austriackich i szkockich. Doświadczenia ze szkoleń i wyjazdów zagranicznych.
3. Grażyna Piotrowicz: Model hybrydowy współczesnej polskiej biblioteki akademickiej.
4. Beata Leder-Niewola, Gabriela Waliszewska Związek między skuteczną komunikacją w bibliotece naukowej, a satysfakcją pracowników w świetle badań ankietowych. Marketing wewnętrzny Biblioteki Uniwersytetu Łódzkiego.
5. Barbara Żmigrodzka: Ewolucja procesów bibliotecznych na tle dziejów Biblioteki Głównej Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu.
6. Maria Kocójowa: Elektroniczne publikacje w bibliotekach.
7. Maria Anna Jankowska: Powszechna edukacja informacyjno-komunikacyjna jako atrybut bibliotekarstwa akademickiego.