Uczelnia Państwowa im. Jana Grodka w Sanoku jest na ostatniej prostej wdrażania Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów USOS. Pierwsze moduły zostaną uruchomione od rozpoczynającego się semestru letniego. Z Rektorem Uczelni dr. inż. Mateuszem Kaczmarskim oraz Kierownikiem ds. wdrażania USOS w Uczelni Arkadiuszem Sabatem rozmawia rzecznik prasowy Wojciech Pajestka.

 Panie Rektorze dlaczego właśnie USOS i jak usprawni on uczelniany system informatyczny?

Mateusz Kaczmarski - Uczelnia Państwowa im. Jana Grodka w Sanoku jest kolejną Uczelnią, która dołączyła do grona uczelni z USOS. System stosowany jest przez największe uczelnie w Polsce. W 2021 roku aż 59 % studentów uczelni publicznych było objętych obsługą w systemie USOS. Jest on narzędziem informatycznym wspomagającym zarządzanie uczelnią - można powiedzie, że USOS to wejście na wyższy poziom tego zarządzania. Obsługuje on najważniejsze procesy administracyjne i dydaktyczne związane z nauczaniem. Ze względu na jedną, centralną bazę danych pełni rolę głównego miejsca gromadzenia informacji z całej uczelni. W ten sposób pozwala na ujednolicenie procedur i efektywne wprowadzanie danych w postaci cyfrowej, co redukuje liczbę generowanych dokumentów i usprawnia zarządzanie. O jego wprowadzeniu myśleliśmy już wcześniej, a teraz dzięki dofinansowaniu stało się to realne.

No właśnie. Powiedział Pan o dofinansowaniu. Proszę powiedzieć ile kosztował system i skąd udało się zdobyć środki na jego wdrożenie?

MK. Środki pozyskaliśmy w ramach projektu pt. „Kompetencja - Rozwój - Samorealizacja” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, zadanie 1 - Wsparcie świadczenia wysokiej jakości usług przez Biuro Karier i Zadanie 2 - Wdrożenie informatycznych narzędzi zarządzania uczelnią. Całkowita wartość wdrożenia i dofinasowania systemu to kwota 695 028,40 PLN.

Panie Arkadiuszu przed Panem wymagająca i niełatwa praca związana z wdrożeniem systemu. Proszę powiedzieć jaki jest jego zakres i jak ułatwi studentom oraz wykładowcom funkcjonowanie?

Arkadiusz Sabat - Zakres projektu jest szeroki i obejmuje m.in. Wdrożenie Systemu Obsługi Studiów (USOS), Wdrożenie Systemu Internetowej Rejestracji Kandydatów (IRK), Wdrożenie Systemu Obsługi Studiów (USOS) – moduł Biuro Karier, wdrożenie systemu Portiernia oraz integrację systemów. Pracochłonna będzie także migracja, a więc przeniesienie danych na których obecnie pracujemy do systemu oraz szkolenia użytkowników, które cały czas trwają.

Jakie zastosowania  będzie miał system w naszej Uczelni?

AS. Przede wszystkim to o czym wspomniałem, a więc rekrutacja kandydatów na studia. W ramach systemu pojawią się nowe elektroniczne legitymacje studenckie. Poprzez system będziemy mogli przygotowywać także ofertę dydaktyczną oraz zdecydowanie sprawniej zarządzać tokiem studiów, poprzez programy studiów wszystkich stopni i rodzajów, zapisy na zajęcia, protokoły z ocenami, zaliczenia itd. Oczywiście poprzez system studenci będą mogli składać podania, także cały system egzaminacyjny związany z pracami dyplomowymi i ich archiwizacją odbywał się będzie poprzez system. Będzie on miał także zastosowanie w księgowości oraz w sprawach pracowniczych.

A czym będzie charakteryzował się moduł Biuro Karier oraz Portiernia?

AS. Moduł Biura Karier ma ułatwić kontakty między pracodawcami a kandydatami, czyli studentami i absolwentami zarejestrowanymi w Akademickich Biurach Karier. Pracodawcy mogą bezpłatnie umieszczać oferty pracy, staży, praktyk i wolontariatu oraz aktywnie poszukiwać kandydatów do pracy. Połączenie serwisu z systemem USOS umożliwia gromadzenie aktualnych i rzetelnych danych w CV dostępnych w serwisie natomiast studenci i absolwenci zarejestrowani w Akademickim Biurze Karier mają pełny dostęp do ofert umieszczonych w serwisie, a dzięki uproszczonej procedurze redagowania swojego wirtualnego CV, mogą w ciągu kilku chwil odpowiedzieć na wybraną ofertę.

System Portiernia ma ułatwić czynności związane z wydawaniem i zwrotem kluczy oraz wypożyczaniem sprzętu takiego jak rzutniki multimedialne, głośniki itp. System będzie działał w oparciu o identyfikatory zbliżeniowe, mogą to być karty pracownicze lub wygenerowane w aplikacji mobilnej USOS kody kreskowe i QR kody. Na komputerach w portierniach zainstalowane będą czytniki zbliżeniowe i oprogramowanie rejestrujące wydania i zwroty. Zamiast odnotowywać pobranie i zwrot kluczy w papierowym rejestrze, pracownik będzie przykładał swoją kartę pracowniczą do czytnika, a jego dane z oprogramowania wyświetlane są na monitorze. Status kluczy i sprzętów ewidencjonowany będzie poprzez plastikowe breloki z układem zbliżeniowym. Ponadto system będzie pozwalał na nadawanie uprawnień do ich pobierania i określał prawa dostępu do poszczególnych, pomieszczeń, sal konferencyjnych, sal wykładowych itp.

Wdrożeniem systemu w Uczelni Państwowej w Sanoku zajmuje się firma Bonasoft Sp. z o.o. z Wrocławia oraz powołany przez Rektora zarządzeniem nr 4/22 z 11 kwietnia 2022 roku Uczelniany Zespół Wdrożeniowy.